De vindbaarheid van uw documenten heeft u zelf in de hand

 

In mijn vorige blog heb ik het gehad over het meteen doen van bepaalde dingen. Daarbij is het echter wel zo handig als u de benodigde documentatie meteen weet te vinden. En of u dat inderdaad kunt, valt of staat met de mappenstructuur waarbinnen u dingen opslaat.

Opslaan als

Als u de naam van een document of map begint met een datum, noemt u dan vooral eerst het jaartal, dan de maand en dan de dag van de maand, en noteer de maanden allemaal in cijfers en niet in letters, zodat de bestanden op volgorde van deze data worden opgeslagen. Dat vereenvoudigt het zoekgemak. Verkenner herkent namelijk niet de namen van de maanden zoals Word dat inhoudelijk wel doet, Verkenner ziet alleen letters, cijfers en leestekens.

Bij opslaan op naam (van personen) is het handig om consequent te zijn in de manier waarin u een naam schrijft. Bijvoorbeeld door eerst het hoofdbestanddeel van de naam te noemen, dan de voorvoegsels, en daarna pas de voorletters. Wanneer u namelijk de ene keer begint met de voornaam van iemand, en de andere keer met de achternaam, en weer een andere keer met een voorvoegsel, dan zoekt u zich in de groeiende lijst namen binnen de kortste keren kleurenblind, om nog maar te zwijgen van het risico van dubbelingen.
Daar komt nog een dimensie bij wanneer u titels van bestanden begint met De heer, Dhr, Mevr. en Mevrouw. Alle mannen bovenaan is niet meer van deze tijd.

Mappenstructuur

Ook voor uw bedrijf is er een ideale mappenstructuur te bedenken. En natuurlijk is het even een klus om alles opnieuw in te delen zodra u de nieuwe structuur bedacht heeft, maar dat is een investering voor gebruiksgemak in de toekomst waar u zeker weten geen spijt van zult hebben.

U kunt namelijk alles opslaan in mappen per jaar, maar weet u in 2025 nog precies dat u in 2019 jaar dat document geschreven heeft dat u op dat moment nodig gaat hebt, of moet u het zoeken in 2018 of 2020?
Het feit dat de belastingdienst uw administratie per jaar wil ontvangen, staat los van wat voor uw bedrijf handig is als het gaat om het opslaan van uw documentatie. Misschien is het voor u wel handiger om te sorteren op volgorde van klant of van leverancier. De enige die dat bepalen kan, dat bent u zelf.

Maar als u toch een handje geholpen wilt worden, dan sta ik graag voor u klaar.

 

 

Plaats een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.