Aftrekposten kennen we, maar doen we het ook correct?

U vraagt zich misschien af wat een secretarieel administratief ondersteuner c.q. personal assistant te vertellen heeft over aftrekposten, wel, dat komt omdat ik voor enkele van mijn klanten de administratie completeer voor hun boekhouders, en daarbij de aftrekposten in de gaten houd. Dat is niet alleen handig voor mijn klanten, maar ook voor hun boekhouders. In deze blog ga ik een paar essentiële dingen noemen.

Laatst was ik bij een klant waar ik een heel opvallend verhaal hoorde, iemand had haar verteld dat het op haar bedrijf belasten van kosten die ze maakte, niet voor belastingverlaging zorgde. Dat is natuurlijk een broodje aap verhaal van de bovenste plank. Als u zakelijk aftrekbare kosten hebt, en u kunt bewijzen dat u degene bent die de kosten draagt, door middel van een bon of factuur en een betaalbewijs van uw rekening, dan mag u die in mindering brengen op de winst. Minder winst, minder belasting. Dat is een simpel optelsommetje, of aftreksommetje, net zo u wilt.

Allereerst ga ik er wel van uit dat u beseft dat u alles wat u uitgeeft, eerst moet verdienen. Er zijn ondernemers die dat stiekem een beetje vergeten. Maar wanneer u toch kosten maakt, en daar komt u niet omheen, zorg dan ook voor:

• kassabonnen of facturen die aan u of uw bedrijf gericht zijn,
• de fiscus verlangt van u dat u 7 jaar lang uw ORIGINELE facturen kunt laten zien
• betaal nooit contant als het om zakelijke kosten gaat, en kunt u niet anders, vraag dan om een kwitantie op uw (bedrijfs)naam.
• de belastingdienst zal niet zo snel vragen stellen bij hoeveel u uitgeeft voor uw bedrijf, ze mogen zich namelijk niet met uw beleid bemoeien.
• het loont de moeite om, als u al half twijfelt of iets aftrekbaar is, toch een aankoopbewijs mee te nemen. Als het namelijk wel zo was maar u heeft niets om de aankoop mee te verifiëren, dan kunt u hoe dan ook die kosten niet aftrekken.
• Als u met een relatie uit eten gaat, laat u dan niet foppen dat dat niet aftrekbaar is, dat geldt namelijk alleen voor de BTW. Dus BTW van dergelijke kosten is niet aftrekbaar, maar 73,5 % van het bedrag excl BTW wel. Tenminste, als de uitgaven onder de € 4500,00 per jaar blijven. Onder deze blog plaats ik een rijtje dat ik op de site van de belastingdienst vond over dit onderwerp.

Als u voor uw bedrijf een privéauto rijdt, dan kunt u uit uw bedrijf € 0,19 per kilometer als aftrekpost opvoeren, en daar zouden alle kosten in moeten zitten die u voor de auto maakt. Benzine, parkeren, verzekering, belasting, reparaties, onderhoud en misschien nog wel meer.

Inderdaad, deze kosten zijn daarom niet direct aftrekbaar als u een privé auto voor de zaak gebruikt. MAAR: als u een kilometeradministratie bijhoudt, dan kunt u wel BTW van al die uitgaven aftrekken, voor hetzelfde percentage als u kilometers voor de zaak gereden hebt. DUS: Als je 45 % van alle kilometers zakelijk rijdt, dan kunt u 45% van de uitgegeven BTW terugvragen En dat geldt voor alle percentages tussen 0 en 100.

Voor de aftrekpost BTW van autokosten zijn slechts drie simpele dingen nodig:

1. Uw totaal aantal gereden kilometers per jaar (dus kilometerstand op 31 december om 23:59 uur telt als eindstand van het ene jaar en als beginstand van het volgende jaar. Volgend jaar kijkt u weer op je teller en noteert u weer wat daar staat. Het lijkt mij echter ook mogelijk om per kwartaal deze BTW terug te vragen, maar dan moet de kilometeradministratie ook voor dat kwartaal gedaan zijn.
2. En een totaaltelling van alle zakelijke kilometers die u rijdt. De privé kilometers hoeft u niet te noteren, die vallen er vanzelf uit. Als u tussentijds een andere auto koopt, dan noteert u ook de eindstand van de oude auto bij overdracht, en de beginstand van de nieuwe voordat u ermee bij de verkoper wegrijdt. Bij iedere zakelijke rit die u maakt, noteert u het aantal gereden kilometers. Het maakt niet uit of het naar een klant is, of naar een netwerkbijeenkomst, of naar de kantoorboekhandel om een nieuwe pen te kopen. Elke rit die als zakelijk betiteld kan worden noteert u. Al die kilometers over de hele periode telt u bij elkaar op.
3. Alle bonnen en facturen m.b.t. autokosten, waar de BTW op af te lezen valt en die u, als goed ondernemer, natuurlijk per bank betaald heeft.

Een andere mogelijkheid voor pinnen, in geval van brandstof, is een zogenaamde brandstofpas. Dan kunt u tanken met gebruik van die pas, en dan krijgt u met geregelde tussenpozen keurig steeds een factuur thuis. Zo bent u nooit meer tankbonnetjes kwijt….

Aftrekposten volgens de belastingdienst

In de onderstaande tabel (welke is gekopieerd van de website van de belastingdienst) wordt een aantal kosten genoemd. Per kostensoort ziet u welk percentage van die kosten u mag aftrekken bij het bepalen van de winst uit onderneming.

Tabel kosten voor de onderneming

*1 Onder de post ‘voedsel’ vallen zakenlunches en -diners (ook de fooien). Denk bij ‘drank’ aan koffie, thee, melk en frisdrank. Bij ‘genotmiddelen’ moet u denken aan onder andere sigaretten en sigaren. Onder ‘representatie’ vallen onder meer de kosten van recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak. Bij deze kosten geldt dat u het deel van het totaalbedrag mag aftrekken dat boven de drempel van € 4.500 uitkomt.

*2 Voor de kosten van voedsel, drank, genotmiddelen, representatie, congressen, seminars, studiereizen en dergelijke kunt u in plaats van het toepassen van de € 4.500 drempel ook 73,5% van deze kosten aftrekken. Wilt u deze methode toepassen, dan kunt u daar bij de aangifte voor kiezen.

*3 Werkkleding is kleding die u (bijna) uitsluitend kunt dragen in het kader van uw onderneming. Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van de kleding (bijvoorbeeld: een uniform of overall). Is de kleding ook geschikt om buiten uw onderneming te dragen? Dan moet de kleding zijn voorzien van een beeldmerk met een oppervlakte van minimaal 70cm2. Het beeldmerk moet verwijzen naar uw onderneming.