De vindbaarheid van je documenten heb je zelf in de hand

 

In mijn vorige blog heb ik het gehad over het meteen doen van bepaalde dingen. Daarbij is het echter wel zo handig als je de benodigde documentatie snel kunt vinden. En of je dat inderdaad kunt, valt of staat met de mappenstructuur waarbinnen je dingen opslaat.

Opslaan als

Als je de naam van een document of map begint met een datum, noem dan vooral eerst het jaartal, dan de maand en dan de dag van de maand, en noteer de maanden allemaal in cijfers en niet in letters, zodat de bestanden op volgorde van deze data worden opgeslagen. Dat vereenvoudigt het zoekgemak. Verkenner herkent namelijk niet de namen van de maanden zoals Word dat inhoudelijk wel doet, Verkenner ziet alleen letters, cijfers en leestekens.

Bij opslaan op naam (van personen) is het handig om consequent te zijn in de manier waarop je een naam schrijft. Bijvoorbeeld door eerst het hoofdbestanddeel van de naam te noemen, dan de voorvoegsels, en daarna pas de voorletters. en wees ook consequent in het al of niet gebruiken van afkortingen en bijbehorende punten. Wanneer je namelijk de ene keer begint met de voornaam van iemand, en de andere keer met de achternaam, en weer een andere keer met een voorvoegsel, dan zoek je je in de groeiende lijst namen binnen de kortste keren kleurenblind, om nog maar te zwijgen van het risico van dubbelingen.
Daar komt nog een dimensie bij wanneer u titels van bestanden begint met Dhr, De heer, Mevr. en Mevrouw. Alle mannen bovenaan is niet meer van deze tijd, en het bevordert ook niet bepaald het zoekgemak.

Mappenstructuur

Ook voor jouw bedrijf is er een ideale mappenstructuur te bedenken. En natuurlijk is het even een klus om alles opnieuw in te delen zodra je de nieuwe structuur bedacht hebt, maar dat is een investering voor gebruiksgemak in de toekomst waar je zeker weten geen spijt van zult hebben.

Je kunt namelijk alles opslaan in mappen per jaar, maar weet u in 2025 nog precies dat je in 2019 dat document geschreven hebt dat je op dat moment nodig hebt, of moet je het zoeken in 2018 of 2020?
Het feit dat de belastingdienst je administratie per jaar wil ontvangen, staat los van wat voor jouw bedrijf handig is als het gaat om het opslaan van je documentatie. Misschien is het voor jou wel handiger om te sorteren op volgorde van klant of van leverancier. De enige die dat bepalen kan, dat ben je zelf.

Maar als je toch een handje geholpen wilt worden, dan sta ik graag voor je klaar.

 

 

Plaats een reactie

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.