De grootste veroorzaker van stress is het opstapelen van dingen die nog gedaan moeten worden. Kleine dingetjes, waarvan je steeds denkt: “Dat komt straks wel”. Echter, straks wordt morgen, morgen wordt volgende week, en volgende week volgt er een telefoontje of een mailtje met de vraag: “Waar blijft het?”
Hoe?
Hoe kun je dat voorkomen? Heel simpel, door het meteen te doen. Schuif het niet voor je uit. Alles wat je nu doet, hoef je straks niet meer te doen. Zoek meteen de benodigde gegevens er even bij en los het op. Vink de taak vervolgens af of berg hem op als ‘Gedaan’. Vooral in een mailbox is het handig om een map te hebben die zo heet, zodat in het postvak in dan alleen de dingen blijven staan die nog aandacht behoeven.
Doorbreken van de verkeerde gewoonte
Begin er meteen aan. Maak een map aan in de inbox en geef die een toepasselijke naam, ik noem het hier even ‘Gedaan’. Elke e-mail die geen aandacht meer behoeft, pak je op en deponeer je in de map ‘Gedaan’. Zo blijft uw inbox netjes opgeruimd. Wanneer je begint met werken, loop je eerst de mailbox door op binnengekomen berichten die meteen afgehandeld kunnen worden.
En verder
Je kunt in je mailbox diverse sub-mappen aanmaken, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, en daar kun je ook regeltjes voor aanmaken zodat die mails bij binnenkomst meteen in de betreffende map terecht komen. Dat maakt het geheel een stuk overzichtelijker.
Begin iedere dag met doornemen van de nieuwe mail, handel de kleintjes meteen af en doe de belangrijkere teken in volgorde van belangrijkheid en haalbaarheid.
Onthouden
Natuurlijk kun je niet de status van ieder afzonderlijk bericht onthouden. Een goede tip is dus om de optie ‘Bericht bewerken” op de werkbalk snelle toegang in je ontvangen mails te plaatsen, zodat je in het ontvangen bericht aantekeningen van de status kunt plaatsen. Bijvoorbeeld ’28 april 2020 14:23 uur aan de heer/mevrouw … per mail om stukken gevraagd.”
In Outlook is deze optie aan te zetten via Werkbalk Snelle Toegang Aanpassen > Meer Opdrachten > Alle Opdrachten > Bericht Bewerken > Toevoegen. Om te zorgen dat je toegevoegde tekst herkenbaar blijft en er goed uit springt, geef je deze teksten bij voorkeur een afwijkende opmaak. Vetgedrukt, onderstreept, of een ander kleurtje. Wanneer je bezig bent met “Bericht bewerken”, tref je op het tabblad “Tekst opmaken” het hele scala aan mogelijkheden om tekst te laten opvallen.
Dat je je tekst goed op laat vallen is vooral handig wanneer je je bericht moet door- of terugsturen, want de door jou toegevoegde tekst blijft staan wanneer je die niet verwijdert. De opvallende kleur helpt je voorkomen dat je jouw aantekeningen, waar de ander niets mee nodig heeft, per ongeluk vergeet te verwijderen alvorens je door- of terugstuurt.
Resultaat
Wanneer dit eenmaal loopt, dan begin je iedere dag met frisse moed, en een opgeruimd gevoel. Iedere vraag die binnenkomt is een frisse uitdaging. Wil je hier toch meer over weten, dan hoor ik dat graag van je, ik help je graag bij het uitdenken en opzetten van de voor jou handigste werkwijze.