Als u er toch aan denkt nu, doe het dan ook, nu!

De grootste veroorzaker van stress is het opstapelen van dingen die nog gedaan moeten worden. Kleine dingetjes, waarvan u steeds denkt: “Dat komt straks wel”. Echter, straks wordt morgen, morgen wordt volgende week, en volgende week volgt er een telefoontje of een mailtje met de vraag: “Waar blijft het?”

Hoe?

Hoe kunt u dat voorkomen? Heel simpel, door het meteen te doen. Schuif het niet voor u uit. Alles wat u nu doet, hoeft u straks niet meer te doen. Zoek meteen de benodigde gegevens er even bij en los het op. Vink de taak vervolgens af of berg hem op als ‘Gedaan’. Vooral in een mailbox is het handig om een map te hebben die zo heet, zodat in het postvak in dan alleen de dingen blijven staan die nog aandacht behoeven.

Doorbreken van de verkeerde gewoonte

Begin er meteen aan. Maak een map aan in de inbox en geef die een toepasselijke naam, ik noem het hier even ‘Gedaan’. Elke e-mail die geen aandacht meer behoeft, pakt u op en deponeert u in de map ‘Gedaan’. Zo blijft uw inbox netjes opgeruimd. Wanneer u begint met werken, loopt u eerst de mailbox door op binnengekomen berichten die meteen afgehandeld kunnen worden.

En verder

Er kunnen in de mailbox diverse sub-mappen aangemaakt worden, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, en daar kunnen ook regeltjes voor aangemaakt worden zodat die mails bij binnenkomst meteen inde betreffende map terecht komen. Dat maakt de boel een stuk overzichtelijker.

Begin iedere dag met doornemen van de nieuwe mail, handel de kleintjes meteen af en doe de belangrijkere teken in volgorde van belangrijkheid en haalbaarheid.

Onthouden

Natuurlijk kunt u niet de status van ieder afzonderlijk bericht onthouden. Een goede tip is dus om de optie ‘Bericht bewerken” op de werkbalk snelle toegang in uw ontvangen mails te plaatsen, zodat u in het ontvangen bericht aantekeningen van de status kunt plaatsen. Bijvoorbeeld ’28 april 2020 14:23 uur aan de heer/mevrouw … per mail om stukken gevraagd.”

In Outlook is deze optie aan te zetten via Werkbalk Snelle Toegang Aanpassen > Meer Opdrachten > Alle Opdrachten > Bericht Bewerken > Toevoegen

Wanneer u een bericht met dergelijke opmerkingen moet beantwoorden of doorsturen, dan kunnen deze opmerkingen eenvoudig gewist worden alvorens het bericht te versturen.

Resultaat

Wanneer dit eenmaal loopt, dan begint u iedere dag met frisse moed, en een opgeruimd gevoel. Iedere vraag die binnenkomt is een frisse uitdaging. Wilt u hier toch meer over weten, dan hoor ik dat graag van u, ik help u graag bij het uitdenken en opzetten van de voor u handigste werkwijze.

Plaats een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.